業務効率化

初心者でも分かるMicrosoft Teams チームズの使い方

このご時世により、在宅テレワークで仕事をする方が増えてきました。

 

リモートワークをする方が増えたことにより、会社から離れていても不都合なく仕事ができるビジネスツールを使用する企業が増えています。

 

職場の方たちと直接顔を合わせずに仕事をする場合、重要になってくるのがいかにスムーズにコミュニケーションがとれるか?ということ。

 

今回ご紹介するMicrosoft Teams(マイクロソフトチームズ)は、チーム内のコミュニケーションを活発に、よりスムーズにしてくれるビジネスツール。

 

あなたのビジネスの効率化を図り、リモートワークでも不便さを感じず快適に仕事ができる環境へと導いてくれます。

 

こちらの記事では以下の内容についてご説明していきます。

 

この記事を読むとわかること

  • Micrsoft Teamsはどんなツールなのか?
  • Microsoft Teamsを導入するメリットとデメリット
  • ZoomやGoogle Meetとの違い
  • Microsoft Teamsと使い方

 

 

この記事を読めばMicrosoft Teamsの強みや使い方が理解でき、あなたのビジネスがさらに効率化していきます。

 

ぜひ最後まで御覧ください。

 

 

Microsoft Teams (読み方:マイクロソフトチームズ)とは?

Microsoft Teamsとは一体何なのか?

簡単にいうと、ビジネスで使うコミュニケーションツールの1つです。

 

Microsoft Teamsはその名のとおりマイクロソフト社が提供していており、チームのためのチャットや音声通話、会議の機能をまとめて提供するコミュニケーション促進ツールです。

 

「テレビ会議やチャットができるなら、他のツールと大差ないんじゃないの?」
こう思った方もいらっしゃるかもしれません。

 

実はマイクロソフトが提供することによって、Teamsには他にはない強みがあるのです!!

 

それは、Officeとの連携機能がついていること。

 

ExcelやWord、ファイルの共有などがすべてMicrosoft Teams1つで使えるのです。

 

チャットやビデオ会議ができるだけでなく、会議中にチームで使うエクセルやWordの資料を共有したり、共同で編集ができるなど、リモートワークでもメンバーと仕事ができる環境が手に入ります。

 

チャット機能はもちろんのこと、ビデオ会議をしながら資料共有までできるので、業務をより円滑に便利にしてくれるコミュニケーションツールなのです。

 

Microsoft Teamsはマイクロソフトのアカウントをお持ちの方でしたら、誰でも無料で使うことが可能。

 

もしアカウントを持っていない場合は、無料で作成することもできますよ。

 

誰でも気軽に使用できるというのが便利ですよね!

 

 

Teamsを導入するメリットとデメリット

Microsoft Teamsの特徴だけを知ると、とても便利なツールに感じられますが、もちろんデメリットもあります。

 

では実際にTeamsを導入すると、どんなメリットやデメリットがあるのか?
詳しくご説明していきますね。

 

 

Teamsのメリット

Microsoft Teamsのメリットは以下の通りです。

 

Teamsのメリット

  1. Office365との連携ができる
  2. コミュニケーションが円滑に進む
  3. 外部アプリとの連携も可能

 

順番に解説していきますね!

 

 

Office365との連携ができる

ExcelやWord、PowerPointといったツールとの連携ができるので、ビデオ会議をしながらExcelで作成した資料を共有したり、共同で編集したりとメンバーと離れていても一緒に仕事ができます。

 

またプレゼン資料など上長の許可を得たい場合にも、Temasを使えば離れた場所にいても上長に確認をしてもらうこともできます。

 

 

コミュニケーションが円滑に進む

Teamsにはチャット機能があります。

 

電話をかけると相手の仕事の妨げになってしまうかもしれないし、メールだと相手が読んだのか、いつ返信がくるのかもよくわからない。

 

しかしチャットは多くの方が利用しているLINEメッセージと同じ感覚で使えるため、リアルタイム性が高くアドレス入力などの手間もかかりません。

 

その結果、作業の効率化にもつながるのです。

 

 

外部アプリとの連携が可能

Teamsはofficeとの連携ができるとお伝えをしましたが、他にも外部アプリとの連携ができます。

 

どのようにやるのか?というと、Teams内にあるアプリストアで取得が可能!

 

今まで仕事をやる上で複数のアプリを起動して業務を行っていた場合でも、必要なアプリをTeams内で連携させれば、すべてTeams内で処理することができますよ。

 

Teamsと連携できるアプリ数は100種類を超えており、豊富な種類の中から必要なアプリを取得できるのが大きな魅力です。

 

 

 

Microsoft Teamsのデメリット

 

Microsoft Teamsはコミュニケーションツールとしてとても便利なものですが、ユーザーからは下記のようなデメリットを感じている人もいるようでした。

 

  1. タスク管理が難しい
  2. 使い方に関する説明書などが少ない
  3. 画面が少し使いづらい

 

Teamsは使える機能が多いため便利さもありますが、一方で機能が豊富な分、使い方を調べるのが大変な一面もあるようです。

 

また、画面のどこに何があるのかがわかりにくいという声もありました。

 

Teams初心者にとっては、使い慣れるまで時間がかかるかもしれません。

 

 

ZoomとGoogle Meet、Teamsの違いについて

 

 

ビジネス用のコミュニケーションツールはTeams以外にもいくつか存在します。

 

中でも多くの企業が導入しているツールとして有名なのが、ZoomとGoogle Meet。

 

どちらもリモートワークをする上でとても役立つコミュニケーションツールですが、Teamsと一体何が違うの?と思う方もいらっしゃるでしょう。

 

ここではZoomとGoogle Meetにおける、Teamsとの違いを解説していきますね。

 

 

ZoomとTeamsの違い

ZoomとはZoom Video Communications(ズームビデオコミュニケーションズ)が提供しているビジネス用コミュニケーションツールです。

 

Zoomの特徴は次の通りです。

  • アカウントをもっていないユーザーともやり取りができる
  • チャットやファイルの共有がWeb会議中にしかできない

 

順番に解説していきますね。

 

 

アカウントをもっていないユーザーともやり取りができる

 

Teamsを使用するには、事前にアカウント登録が必要となります。

 

会議に招待された側の場合、アカウントを持っていなくてもWeb会議に参加することは可能ですが、利用できる機能に制限があるので注意が必要です。

 

Zoomはアカウントをもっていない人でもURLをクリックするだけで、Web会議に参加ができるのが大きな魅力です。

 

 

チャットやファイルの共有がWeb会議中にしかできない

 

Zoomではファイルの共有やチャットの使用などが、Web会議中にしかできません。

 

会議終了後に連絡を取りたい場合は、電話や他のアプリ(Chatworkなど)を使う必要があります。

 

一方Teamsでは、Web会議から連絡まで全て1つで行えるのが大きなメリットといえます。

 

 

Google MeetとTeamsの違い

 

Google Meetとは、その名の通りGoogle社が提供しているビデオ会議ツール。

 

他社サービスに比べて徹底したセキュリティ対策を行っているため、多くの企業が利用しています。

 

Google Meetの特徴は以下の通りです。

 

  • Googleアプリケーションとの連携ができる
  • Webプラウザ上で起動する
  • Googleアカウントが必要

 

 

Googleアプリケーションとの連携ができる

TeamsはWordやエクセルと連携して使用ができるのに対し、Google MeetはGmailやカレンダー、 Document(Wordと互換性のあるツール)などアプリケーションとの相互性があります。

 

また、カレンダーでメンバーとの予定を共有したり、Gmailから会議に参加したりとGoogleが提供しているサービスをうまく組み合わせて作業の効率化を図ることが可能。

 

GoogleカレンダーやGmailからも会議を開催できるので、すでにこれらのアプリを使用している人たちにとっては会議を開くハードルが低いのも大き魅力です。

 

 

Webプラウザ上で起動する

Google Meetの特徴は、WindowsやMacから起動する場合はアプリではなく、Webプラウザ上で行うということ。

 

Chrome、Firefox、Microsoft Edge、Apple Safariに対応しているので、これらのWebプラウザを起動してGmailやカレンダーから会議の設定や参加を行います。

 

新たにアプリを取得する必要がないので、気軽に使いやすいのもメリットといえるでしょう。

 

移動中などに使用したい場合は、iphoneやAndroidの専用アプリをインストールすればどこでも使うことが可能です。

 

 

Googleアカウントが必要

Google Meetを利用する場合、Googleアカウントへの登録が必要となります。

 

Gmailなどを利用している方も多いので、ビジネスをしている方であれば多くの人はGoogleのアカウントをもっているでしょう。

 

もしお持ちでない場合は、まずはGoogleのアカウント作成をする必要があります。

 

 

Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsを簡単比較!(無料版)

Zoom、Google Meet、Teamsの特徴をご紹介しました。

 

いずれも無料で使え、業務の効率化を叶えてくれるツールです。

 

Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsの内容を下記にまとめました。
今回は無料版の内容をご紹介しましたが、有料版は内容が少し異なります。(2021年9月現在)

 

 

Zoom Google Meet Microsoft Teams
参加可能人数(人) 100 100 300
アカウントなしで参加
表示可能人数(人) 49(*1) 49 49
画面共有
時間制限 40分(*2) 60分(*2) 24時間
特徴 アカウントがなくても誰でも参加可能 安全性が高い
他Googleサービスと連携が可能
Office機能が使える
外部アプリとの連携も可能

 

*1  デフォルトで25人、設定を行うと49人まで1ページに表示することが可能

*2  3人以上で利用する場合に時間制限があります。

 

 

Microsoft Teamsには有料版もあります。
有料版は無料版に比べて、以下のようなサポートを受けることができます。

 

  • 保存できるデータ容量の大きさが増える
  • 会議の録画や録音ができる
  • 管理監査機能
  • 稼働保証・返金保証
  • 電話・webサポート など

 

有料版を利用する際は、チーム全体で有料版に切り替える必要があります。
一部の人は無料版、一部は有料版といった利用はできませんので、注意しましょう!

 

また、一度有料版にアップグレードすると無料版へのグレードダウンはできなくなります。

 

有料版を検討する際は、まず無料版から試してみることをオススメします。

 

 

 

Teamsの使い方

 

Teamsにはデスクトップ版・アプリ版の3種類があります。

 

今回はデスクトップ版を例にして、Microsoft teamsの使い方について解説をしていきますね!

 

 

 

Teamsの利用設定

まずは下記ページにアクセスして、Microsoft Teamsをダウンロードします。

Microsoft Teams デスクトップとモバイルのアプリをダウンロード | Microsoft Teams

 

 

デスクトップ版を選択し、ダウンダウンロードをします。

ファイルがダウンロードされインストールが完了したらTeamsを開き、必要事項の入力が完了すると利用が可能となります。

 

 

Teamsの画面説明

 

 

画面左にTeams内で利用できるメニューが表示されます。

 

  • 「最新情報」
    Teams上で行われたアクティビティやお知らせが表示されます
  • 「チャット」
    チャットを開始したり、チャット内で共有されたファイルを管理します
  • 「チーム」
    自分が所属しているチーム、チャネルの管理をします
  • 「会議」
    ビデオ会議を開始したり、会議をスケジューリングします
  • 「通話」
    音声通話を開始したり、履歴・ボイルメッセージの確認をします
  • 「ファイル」
    共有されているファイル、その他ストレージとの連携・管理を行います
  • 「アプリ」
    他ツールやアプリとの連携を行います
  • 「ヘルプ」
    トピックの検索や、動画による使い方のトレーニングが行えます

 

 

操作方法

 

Teamsには、「チーム」「チャネル」というグループ分け機能があります。

会社や部署単位のグループを「チーム」、それぞれのチーム内で課題によって小分けしたものを「チャネル」といいます。

(例:「〇〇営業部」というチームの中に「〇〇プロジェクト」というチャネルが存在する)

 

チャネルは同一チーム内のメンバーのみ参加が可能で、他のチームのメンバーは参加ができません。

 

Teamsを始める際は、まずチームを作成してメンバーを登録することから始める必要があります。

 

 

チーム・チャネルの作成

左メニューの「チーム」をクリック。
画面下の「チームに参加、またはチームを作成」をクリックし、画面右の「チームを作成」をクリックします。

 

画面の指示に従って入力をすると、チームが作成されます。
チームを追加する場合も、同様の操作で行います。

 

 

チームメンバーの追加

チームが作成できたら、メンバーを追加します。

チーム名右の「…」をクリックするとメンバーが表示されるので、追加をしていきます。

 

 

チャットの方法

Teamsではチャット内で誰かと話すことを「メンション」といいます。

 

特定メンバーとメンションする際には、メンバーがいるチームを選択後、右上のメンバー入力欄に「@メンバー名」を入力してメンバーを選択・文章を入力します。

 

チーム内のメンバー全員にメンションしたい場合には「@team」と入力してチーム名を選択後、文章を入力します。

 

同様に、チャネルのメンバーにメンションしたい場合には「@channnel」と入力してチャネルを選択し、文章を入力します。

 

 

ビデオ会議の始め方

ビデオ会議を始める際にはまず左メニューの「会議」をクリック。
「今すぐ会議」、または「会議をスケジューリング」よりビデオ会議を始めます。

 

「今すぐ会議」をクリックするとwebカメラが起動するので、会議名を入力し「今すぐ参加」をクリックします。

 

メンバーを招待する画面が表示されたら、「会議のリンクをコピー」または「メールで招待する」をクリックしてメンバーを招待しましょう。

 

Microsoftのアカウントをもっていない外部のユーザーを会議に招待する場合には、メールで招待をします。

 

 

 

ファイルの共有

Teamsではチャットでアップロードしたファイルを、メンバーと共有することが可能です。

 

word、Excel、PowerPointで作成されたファイルは新たにアプリを立ち上げることなく、Teamsの画面上で閲覧や編集することができます。

 

共有されたファイルは、画面左メニューの「ファイル」より確認ができます。

 

 

 

まとめ

 

Microsoft Teamsについて解説をさせていただきました。

 

内容をまとめると以下の通りです。

 

  • Microsoft Teamsとは、officeと連動したビジネスツール
  • チーム内でのチャット、会議、ファイルの共有などがすべて1つでできる
  • Microsoftのアカウントがあれば誰でも利用が可能
  • 外部アプリをインストールすることで必要なツールを全てTeamsにまとめることが可能

 

仕事をしている中で、「会議はzoom、チャットはchatwork…」といろんなアプリを同時に起動して使っていませんか?

 

Microsoft Teamsは、Teams1つを立ち上げれば全てその中で行うことが可能!

 

チームとのファイル共有や共同編集までできるので、リモートで仕事をしてもスムーズなコミュニケーションが可能となり、ストレスなく業務に取り組むことができます。

 

もしMicrosoft Teamsの利用を検討されているなら、まずは無料版から試すのがオススメです。

 

是非Microsoft Teamsを活用して、仕事の効率化と快適に仕事ができる環境を手に入れてください。

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